- O que é um mapeamento de processos?
O mapeamento de processos tem por objetivo captar e melhorar a eficiência de organização de sua empresa, determinando a maneira em que os insumos recebidos de fornecedores são tratados e transformados em produtos que chegarão aos seus clientes. Representado graficamente, de maneira lógica e sequencial, o mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e gestão que descreve visualmente o fluxo de trabalho, e em qual direção ele deve seguir de acordo com o que foi planejado.
Para o mapeamento, é necessário que se tenha em mente algumas perguntas que podem facilitar na hora de executar um projeto de mapeamento, sendo algumas delas:
- Qual o produto final nesse processo?
- Quem é responsável pelo processo?
- Quais atividades são executadas nesse processo?
- Quais os riscos relacionados a essas atividades?
- Quais as dificuldades para esse processo?
Essas perguntas são norteadoras e facilitam uma melhor noção para realizar o mapeamento. Além dessas perguntas, também é necessário que se tenha em mente qual o objetivo desse mapeamento, existindo principalmente três objetivos:
- Descritivo: Entender como é o processo produtivo dos seus produtos na prática, procurando ser visualmente simples;
- Analítico: Trazer uma análise crítica mais aprofundada do processo de produção, viabilizando reparos no processo se necessário e proporcionar uma visão técnica do processo;
- Executável: Deixar todos os processos explícitos, padronizados ou até mesmo automatizar os processos, proporcionando uma visão mais estratégica e voltada para os resultados obtidos do mapeamento.
Além disso, entender como será feito o mapeamento também é muito importante. Uma metodologia bastante útil para se utilizar em conjunto com o mapeamento de processos é o Business Process Model and Notation (BPMN), um método de produção de fluxograma que possui sua própria notação que pode facilitar a leitura das etapas do processo produtivo através de símbolos, como os apresentados na imagem abaixo.
Fonte: Mais polímeros, 2020. Disponível em: <http://www.maispolimeros.com.br/2020/03/06/mapeamento-de-processos/>
O mapeamento de processos tem uma grande responsabilidade dentro da indústria e afeta diretamente no seu crescimento. Com ele é possível organizar, padronizar e criar um fluxo de trabalho a ser realizado em cada etapa de produção e demanda de equipes. Também é possível atingir o objetivo de tornar sua indústria mais eficiente e competitiva. Por isso, e por outros motivos, que o mapeamento de processos é essencial e deve ser prioridade e indispensável na sua empresa.
- 5 erros comuns no mapeamento de processos
O mapeamento de processos permite a visualização dos pontos fortes e fracos da operação, sendo assim, ele possibilita a identificação de problemas entre as fases da mesma, eliminando os gargalos que atrapalham o desempenho da empresa e causam sobrecarga. Entretanto, podem acontecer algumas falhas durante a aplicação desta metodologia, resultando em um mapeamento que não é eficiente e que, em certos casos, pode acarretar em problemas para a empresa. Dessa forma, alguns exemplos erros ao realizar um mapeamento são:
- Complexidade: É importante que os mapas sejam notavelmente bem detalhados, visto que, quanto mais informação útil disponível sobre o processo, melhor ele será compreendido. Porém, não é eficiente deixar o mesmo extremamente detalhado e complexo, visto que pode causar o efeito reverso e prejudicar o entendimento do mesmo.
- Não se manter atualizado: Da mesma forma que pode acontecer de se ter uma alteração no processo produtivo, é de suma importância que seu mapa esteja sempre atualizado, visto que o seu propósito é entender como o produto é feito, deixando o mesmo ineficiente caso esteja faltando alguma parte da produção.
- Não saber o objetivo do processo: Mapear um processo sem saber a qual(is) objetivo(s) ele contribui, significa não saber o que se espera daquele processo. Assim sendo, como saber o que precisa ser enfatizado ao mapear aquele processo? E o que pode ser deixado de lado porque corresponde a algum detalhe irrelevante?
- Fronteiras: Os processo tem início e fim. Em geral, quando acaba um processo inicia-se outro até que se complete o ciclo produtivo da empresa. Saber delimitar o início e fim de um processo é evitar a construção de diagramas de processos com escopos incompletos, mal definidos ou redundantes com outros processos da mesma organização.
- Não expor ao time: Muitas empresas pensam e implementam mudanças sem conversar com o seu pessoal. As pessoas mais indicadas para lhe informar sobre o processo e lhe dar uma visão realmente interna são aqueles que trabalham com ele diariamente. Os mapas de processo não são como uma biblioteca pública ou como o Google, contudo envolva todos os colaboradores no projeto, os escute, e veja como o mapeamento de processos trará resultados positivos.
É válido ressaltar que, mesmo indicando estes 5 exemplos, ainda existem outros erros que podem ser cometidos ao não se trabalhar adequadamente com a falta de um embasamento de profissionais que conhecem as suas metas, objetivos e dinâmica da indústria. É importante que o mapeamento de seus processos estejam confiado nas mãos aptas de profissionais capazes, pois um mapeamento de excelência alavanca projetos de melhoria e transformação nos seus processos, identifica possíveis gargalos, delimita funções e papéis, prever recursos, estima custos, mensura o desempenho dos seus processos, reduz custos e riscos, simplificar as operações, mantêm seus processos consistentes, além é claro, de garantir e proteger a continuidade de sua marca.
- Entenda quais os objetivos do mapeamento de processos
Mapear processos é uma atividade focada em reconhecimento e análise, há uma série de etapas que deve ser feitas, mas, em suma, o objetivo do mapeamento de processos é fazer a análise de um processo ou dos processos em uma empresa, para definir o estado atual do fluxo de tarefas e entender se estão de acordo com os objetivos do negócio e o planejamento estratégico definido pela alta gestão. Entretanto, dependendo de qual necessidade é mais urgente o mapeamento de processos adquire focos diferentes no seu objetivo, vamos apresentar alguns níveis de profundidade do mapeamento de processos e conhecê-los pode ajudar a entender melhor o que você deseja para sua empresa.
Como visto, o propósito do mapeamento de processos é melhorar a eficiência de organizações e empresas. Os mapas de processos fornecem informações sobre um processo, ajudam as equipes a discutir ideias para melhorar processos, aumentam a comunicação e oferecem documentação para processos. Vale a pena salientar que pode ser feito mais de um mapeamento de processos para uma área específica da sua indústria com o objetivo assertivo e padronização.
O mapeamento de processos é muito útil para padronizar o trabalho e identificar oportunidades de melhorias nos processos de negócio de uma empresa. Além disso, ele é uma ferramenta importante ao transformar um processo, permitindo o aprofundamento da mudança. Portanto, ajuda as organizações a serem mais eficientes e competitivas, independentemente do tamanho delas.
Que tal simplificarmos um pouco as coisas? Para que você visualize, de uma vez por todas, as maravilhas que esse serviço pode fazer por sua empresa, vamos listar algumas das vantagens desse ofício:
- Identificação de gargalos – ajuda o gestor a identificar os gargalos operacionais, que podem prejudicar significativamente qualquer capacidade produtiva de uma empresa.
- Controle do processo produtivo – ajuda você a visualizar os pontos fortes e fracos de toda a operação. Com a documentação das etapas, é possível reduzir os custos, diminuir a complexidade das ações e resolver problemas, como falha na integração e atividades redundantes.
- Padronização do processo – auxilia você a definir os parâmetros e especificações que aumentam a produção, a segurança e a qualidade de cada etapa, resultando, também, na padronização do produto ou serviço final.
- Aumento da produção – uma vez que você documenta tudo o que deve ser feito para atingir o seu objetivo, fica mais fácil otimizar e aumentar a eficácia da sua linha de produção.
- Melhora da qualidade – otimiza as etapas e transforma o seu produto ou serviço em algo acurado e de acordo com as expectativas do seu cliente.
Mapas de processo fornecem informações valiosas sobre como as empresas ou organizações podem melhorar os seus processos. Quando informações importantes são apresentadas visualmente, aumenta a compreensão e colaboração de qualquer projeto.
A Elementus Consultoria trabalha a mais de 12 anos auxiliando as empresas a entender a importância dos processos e implementando mudanças que podem alterar o dia a dia das organizações. Contate a Elementus Júnior Consultoria pelo número (81) 99742-4863 ou preenchendo o formulário em nosso SITE. Entraremos em contato com você!
